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So bewerten Sie IT-Investitionen während eines Konjunkturabschwungs: Ein einfacher Leitfaden aus dem Beschaffungswesen

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Angesichts der anhaltenden wirtschaftlichen Unsicherheit in der Welt suchen Führungskräfte nach einer Verkürzung der Budgets, einer Konsolidierung von Tools und Ressourcen und im Allgemeinen risikoscheuer bei der Bewertung neuer Investitionen. Für IT- und Sicherheitsexperten ist das nicht anders, aber das bedeutet nicht, dass die Ausgaben vollständig zum Stillstand kommen sollten. Tatsächlich wird erwartet, dass die IT-Budgets in diesem Jahr noch um 2,2 % steigen werden . Wie können Unternehmen also die Kosten minimieren und gleichzeitig den ROI maximieren, wenn sie in diesem Jahr in IT und Sicherheit investieren?

Hier finden Sie einige Ratschläge aus dem Beschaffungswesen, wie aktuelle IT-Investitionen bewertet und neue IT-Investitionen in einem Konjunkturabschwung angefordert werden können.

Beziehen Sie Ihr Beschaffungsteam von Anfang an mit ein.

Die Einbindung Ihres Beschaffungsteams von Anfang an kann eine effektive Möglichkeit sein, die Gesamtbetriebskosten Ihrer IT- und Sicherheitsinvestitionen zu reduzieren. Beschaffungsexperten sind in der Verhandlung von Verträgen, der Ermittlung von Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und der Bewertung von Anbietern geschult. Indem Sie sie frühzeitig in das Gespräch einbeziehen, können Sie ihre Fachkenntnisse nutzen und sicherstellen, dass Sie das bestmögliche Geschäft erzielen.

Ihr Beschaffungsteam kann Ihnen beispielsweise bei der kaufmännischen Due Diligence helfen, um im Vorfeld die beste verfügbare Kosten- und Vertragsstruktur zu erhalten, während Sie sich auf die technischen Anforderungen konzentrieren. Erstellen Sie zunächst eine Liste der Kriterien, die Ihre IT- und Sicherheitsinvestitionen erfüllen sollten. Dazu gehören Kosten, Zuverlässigkeit, Skalierbarkeit und Herstellersupport. Sobald Sie diese Liste haben, arbeiten Sie mit Ihrem Beschaffungsteam zusammen und nutzen Sie sie, um potenzielle Lösungen und Anbieter zu bewerten.

Neben der Unterstützung beim Beschaffungsprozess kann die Einbindung Ihres Beschaffungsteams von Anfang an auch dazu beitragen, einen langen und lästigen Vertragsprozess zu vermeiden und engere Beziehungen zu Ihren Lieferanten aufzubauen. Durch die Zusammenarbeit können Sie Bereiche identifizieren, in denen Verbesserungen erforderlich sind, und bessere Bedingungen für zukünftige Einkäufe aushandeln. Dies kann Ihnen helfen, Kosten zu senken und die Gesamtqualität Ihrer IT- und Sicherheitsinvestitionen im Laufe der Zeit zu verbessern.

Berücksichtigen Sie die Gesamtbetriebskosten.

Bei Investitionen in IT und Sicherheit müssen Unternehmen mehr als nur den anfänglichen Kaufpreis berücksichtigen. Bei den Gesamtbetriebskosten (TCO) werden alle Kosten berücksichtigt, die mit einer Anlage während ihrer Lebensdauer verbunden sind, einschließlich Versand, Steuern, Installation, Schulung, Wartungskosten und vieles mehr. In einer Umfrage von Deloittegaben 65 % der Unternehmen an, dass Kostenreduzierung eine der obersten Prioritäten für das Unternehmen ist, und 52 % nannten die Senkung der Gesamtbetriebskosten als eine wichtige Strategie zur Erreichung dieses Ziels. Durch die Bewertung der Gesamtbetriebskosten können Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen und unerwartete Ausgaben vermeiden.

Reduzieren Sie die Wahrnehmung von Kosten.

Veränderungen können beängstigend sein, vor allem, wenn Dollarschilder daran angebracht sind. Indem Sie die Wahrnehmung von Kosten und damit verbundenen Risiken reduzieren, können Sie Entscheidungsträgern helfen, sich besser bei der Investition in neue Lösungen und Technologien zu fühlen.

Dazu können Sie eine Reihe von Schritten ausführen. Erstens können Sie während der Zusammenarbeit mit Ihrem Beschaffungsteam bei der kaufmännischen Due Diligence Referenzen und Erfahrungsberichte prüfen, einen Konzeptnachweis anfordern und mit den Partnern des Anbieters sprechen. Stellen Sie diese Informationen zusammen, und verwenden Sie sie als Teil Ihrer Analyse und Präsentation für Entscheidungsträger.

Eine weitere Möglichkeit, die wahrgenommenen Kosten zu senken, besteht darin, sich auf die Vorteile und den ROI der vorgeschlagenen Investition zu konzentrieren. Denken Sie an die positiven Auswirkungen, die die Investition auf Ihr Unternehmen haben wird, z. B. höhere Produktivität, höhere Sicherheit oder höhere Kundenzufriedenheit. Stellen Sie diese Vorteile klar und prägnant dar, und verwenden Sie Daten und Beispiele aus der Praxis, um Ihren Fall zu unterstützen.

Schließlich sollten die mit der Investition verbundenen Kosten transparent sein. Geben Sie detaillierte Informationen zu den Gesamtbetriebskosten, einschließlich der laufenden Wartungs-, Support- oder Upgradekosten. Dies kann Entscheidungsträgern helfen, das Gesamtbild zu verstehen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Präsentieren Sie die Fakten und Zahlen.

Wenn Sie Entscheidungsträgern die Argumente für Investitionen in IT oder Sicherheit präsentieren, ist es wichtig, ein klares und überzeugendes Argument zu liefern, das durch Daten und Analysen gestützt wird. Das bedeutet, dass Sie die Gesamtheit der Zahlen mit vernünftigen Annahmen darüber darstellen, wie Sie zu ihnen gekommen sind. Die Informationen sollten sehr gut verdaulich und visuell sein, damit sie bei der ersten Präsentation die größte Wirkung entfalten können.

Beginnen Sie mit der Darstellung des aktuellen Status, und fahren Sie dann mit dem Vorschlag fort. Es ist wichtig, die vorgeschlagenen Investitionen mit Branchenstandards oder Best Practices zu vergleichen, um den potenziellen ROI zu demonstrieren. Dies hilft Entscheidungsträgern, die potenziellen Vorteile der Investition zu verstehen und warum sie die Kosten Wert ist.

Bewerten Sie das Risiko, nichts zu tun.

Neben dem ROI ist es auch wichtig, das Risiko, nichts zu tun, zu berücksichtigen. Dazu gehören die potenziellen Kosten, die sich aus der Nichtinvestition in IT oder Sicherheit ergeben, wie z. B. Produktivitätsverluste, längere Ausfallzeiten und das Risiko von Sicherheitsverstößen – und Unternehmen können es sich nicht leisten, auf Sicherheit zu verzichten. laut einer aktuellen Studie von IBM erreichten die durchschnittlichen Kosten einer Datenverletzung im vergangenen Jahr einen Allzeithoch von 4,35 Millionen US-Dollar, wobei der Großteil der Ausfallzeiten des Unternehmens auf Sicherheitsverletzungen zurückzuführen ist.

Und was kostet Ihr aktueller Werkzeugstapel Sie?

Laut Broadcom Softwarekostet die Verbreitung von Werkzeugen Unternehmen durchschnittlich 2,5 Millionen US-Dollar pro Jahr. Tatsächlich möchten 69 % der Entwicklungs- und Betriebsteams ihre Tools konsolidieren, weil sie mit versteckten Kosten, unzureichender Flexibilität und dem Zeitaufwand für die Verwaltung von Sicherheit und Compliance konfrontiert sind.

Hier sollten Beschaffungs- und IT-/Sicherheitsexperten zusammenarbeiten, um Anbieter zu konsolidieren und nach einheitlichen Lösungen zu suchen, die Sicherheit und Compliance in ihren Produkten und Services priorisieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Anschaffung von Technologie die erforderlichen Standards erfüllt, und das Risiko zusätzlicher Kosten im Zusammenhang mit Nichteinhaltung von Vorschriften wird verringert. Außerdem werden zusätzliche Vorteile wie betriebliche Effizienz und schnellere Teamarbeit mit weniger Tools, die physisch verwaltet und zusammengefügt werden müssen, geboten.

Berücksichtigen Sie Ihre Unternehmens-Scorecard.

Höchstwahrscheinlich verfügt Ihr Beschaffungsteam über eine Scorecard mit klaren Kennzahlen und Erwartungen, um Kaufentscheidungen zu bewerten und die Auswirkungen dieser Entscheidungen auf den Gesamterfolg des Unternehmens zu bewerten. Berücksichtigen Sie die folgenden Kennzahlen, um Ihre vorgeschlagene Investition am besten zu unterstützen:

EBIT (Gewinn vor Zinsen und Steuern). Diese Kennzahl misst die Rentabilität Ihrer Organisation und kann verwendet werden, um die Auswirkungen von Beschaffungsentscheidungen auf das Geschäftsergebnis zu bewerten.

Strategie zur Kostenvermeidung. Diese Kennzahl misst, wie viel Geld gespart wurde, indem versucht wurde, Preiserhöhungen durch Lieferanten zu vermeiden. Unternehmen können Kosten senken und die Rentabilität steigern, indem sie bessere Abschlüsse oder Verträge mit Lieferanten aushandeln und Preiserhöhungen vermeiden.

Betriebskapital und Zahlungsbedingungen. Durch die Verlängerung der Zahlungsbedingungen können Unternehmen den Cashflow freisetzen und ihre Finanzlage verbessern. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Zahlungsfristen von 30 auf 90 Netto verlängert, stehen ihm zusätzliche 60 Tage Betriebskapital zur Verfügung, um in Wachstumsinitiativen zu investieren.

Durch die Verwendung dieser Kennzahlen zur Bewertung potenzieller Investitionen können Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen und gleichzeitig den ROI maximieren und die Gesamtbetriebskosten senken.

Zusammenfassung

Die Zusammenarbeit zwischen Beschaffungs- und IT-/Sicherheitsexperten ist entscheidend für die Bewertung aktueller und künftiger Investitionen, um die Kosten zu minimieren und den ROI zu maximieren, insbesondere während eines Konjunkturabschwungs. Durch die klare Definition von Anforderungen und Anforderungen, die Bewertung der Gesamtbetriebskosten, die Durchführung von Risikobewertungen, die Einbeziehung von Sicherheit und Compliance in die Lieferantenauswahl sowie die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung von Technologien können diese Teams zusammenarbeiten, um ihren Führungskräften zu helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen und ihre Beschaffungsstrategien zu optimieren und gleichzeitig den ROI zu maximieren.