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Comment évaluer les investissements INFORMATIQUES en période de ralentissement économique : un guide simple du service achats

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Alors que le monde continue de connaître l’incertitude économique, les chefs d’entreprise cherchent à resserrer les budgets, à consolider les outils et les ressources et, généralement, à devenir plus réticents à prendre des risques lorsqu’ils évaluent de nouveaux investissements. Ce n’est pas différent pour les professionnels de L’INFORMATIQUE et de la sécurité, mais cela ne signifie pas que les dépenses devraient s’arrêter complètement. En fait, les budgets INFORMATIQUES devraient encore augmenter de 2,2 % cette année. Alors, comment les entreprises peuvent-elles réduire les coûts tout en maximisant le retour sur investissement lorsqu’elles investissent dans L’INFORMATIQUE et la sécurité cette année ?

Voici quelques conseils du service achats sur la façon d’évaluer les investissements INFORMATIQUES actuels et de demander de nouveaux investissements EN période de ralentissement économique.

Impliquez votre équipe d’approvisionnement dès le début.

Impliquer votre équipe d’approvisionnement dès le début peut être un moyen efficace de réduire le coût total de possession de vos investissements INFORMATIQUES et de sécurité. Les professionnels de l’approvisionnement sont qualifiés pour négocier des contrats, identifier des opportunités de réduction des coûts et évaluer les fournisseurs. En les faisant participer à la conversation dès le début, vous pouvez tirer parti de leur expertise et vous assurer d’obtenir la meilleure affaire possible.

Par exemple, votre équipe d’approvisionnement peut vous aider avec la diligence raisonnable commerciale pour obtenir la meilleure structure de coûts et de contrats disponible en amont, tout en vous concentrant sur les exigences techniques. Pour commencer, dressez une liste de critères que vos investissements INFORMATIQUES et de sécurité devraient respecter. Cela peut inclure des éléments tels que le coût, la fiabilité, l’évolutivité et la prise en charge des fournisseurs. Une fois que vous avez cette liste, travaillez avec votre équipe d’approvisionnement et utilisez-la pour évaluer les solutions et les fournisseurs potentiels.

En plus de vous aider dans le processus d’approvisionnement, impliquer votre équipe d’approvisionnement dès le début peut également vous aider à éviter un processus de contrat long et onéreux, ainsi que vous aider à établir des relations plus solides avec vos fournisseurs. En travaillant ensemble, vous pouvez identifier les domaines à améliorer et négocier de meilleures conditions pour vos achats futurs. Cela peut vous aider à réduire les coûts et à améliorer la qualité globale de vos investissements INFORMATIQUES et de sécurité au fil du temps.

Considérez le coût total de possession.

Lorsqu’elles investissent dans l’INFORMATIQUE et la sécurité, les entreprises doivent prendre en compte plus que le prix d’achat initial. Le coût total de possession (TCO) tient compte de tous les coûts associés à un actif au cours de sa durée de vie, y compris l’expédition, les taxes, l’installation, la formation, coûts de maintenance, et plus encore. Dans une enquête menée par Deloitte, 65 % des entreprises ont indiqué que la réduction des coûts était une priorité de l’entreprise, et 52 % ont cité la réduction du coût total de possession comme stratégie clé pour atteindre cet objectif. En évaluant le coût total de possession, les entreprises peuvent prendre des décisions plus éclairées et éviter les dépenses imprévues à terme.

Réduire la perception des coûts.

Le changement peut être effrayant, surtout s’il y a des signes de dollar attachés à lui. En réduisant la perception des coûts et des risques associés, vous pouvez aider les décideurs à se sentir plus à l’aise avec l’investissement dans de nouvelles solutions et technologies.

Pour ce faire, vous pouvez prendre un certain nombre d’étapes. Tout d’abord, lorsque vous travaillez avec votre équipe d’approvisionnement sur la diligence raisonnable commerciale, vous pouvez vérifier les références et les témoignages, demander une preuve de concept et parler avec les partenaires du fournisseur. Compilez ces informations et utilisez-les dans le cadre de votre analyse et de votre présentation aux décideurs.

Une autre façon de réduire le coût perçu est de se concentrer sur les avantages et le retour sur investissement de l’investissement proposé. Tenez compte de l’impact positif que l’investissement aura sur votre entreprise, comme l’augmentation de la productivité, l’amélioration de la sécurité ou l’amélioration de la satisfaction des clients. Présentez ces avantages de manière claire et concise, en utilisant des données et des exemples concrets pour étayer votre cas.

Enfin, soyez transparent quant aux coûts associés à l’investissement. Fournissez des informations détaillées sur le coût total de possession, y compris les coûts de maintenance, de support ou de mise à niveau. Cela peut aider les décideurs à comprendre la situation dans son ensemble et à prendre des décisions éclairées.

Présentez les faits et les chiffres.

Lorsque vous présentez aux décideurs les arguments en faveur de L’investissement dans L’INFORMATIQUE ou la sécurité, il est important de fournir un argument clair et convaincant étayé par des données et des analyses. Cela signifie présenter la totalité des chiffres avec des hypothèses raisonnables sur la façon dont vous y êtes arrivés. L’information doit être très digeste et visuelle, visant à avoir le plus d’impact possible la première fois qu’elle est présentée.

Commencez par présenter l’état actuel, puis passez à ce qui est proposé. Il est important de comparer l’investissement proposé par rapport aux normes de l’industrie ou aux meilleures pratiques pour démontrer le retour sur investissement potentiel. Cela aide les décideurs à comprendre les avantages potentiels de l’investissement et pourquoi il en vaut la peine.

Évaluez le risque de ne rien faire.

En plus du ROI, il est également important de considérer le risque de ne rien faire. Cela inclut les coûts potentiels de ne pas investir dans L’INFORMATIQUE ou la sécurité, tels que la perte de productivité, l’augmentation des temps d’arrêt et le risque de violations de sécurité. Les entreprises ne peuvent pas se permettre de lésiner sur la sécurité. La dernière étude d’IBM indique que le coût moyen d’une violation de données a atteint un niveau record l’an dernier de 4,35 millions de dollars, les violations représentant la majorité des temps hors service de l’entreprise.

Et, combien vous coûte votre pile d’outils actuelle ?

Selon Broadcom Software, la prolifération des outils coûte en moyenne aux entreprises 2,5 millions de dollars par an. En effet, 69 % des équipes de développement et d’exploitation souhaitent consolider leurs outils en raison de défis liés aux coûts cachés, à l’agilité insuffisante et au temps que la maintenance prend à la gestion de la sécurité et de la conformité.

C’est là que les professionnels de l’approvisionnement et de L’INFORMATIQUE/de la sécurité doivent travailler ensemble pour consolider les fournisseurs et rechercher des solutions unifiées qui privilégient la sécurité et la conformité dans leurs produits et services. Cela permettra de garantir que les achats de technologies répondent aux normes nécessaires et de réduire le risque de coûts supplémentaires associés à la non-conformité, tout en offrant les avantages supplémentaires de l’efficacité opérationnelle et de la vitesse accrue des équipes avec moins d’outils à gérer physiquement et à assembler.

Considérez votre carte de score d’entreprise.

Il est plus que probable que votre équipe d’approvisionnement dispose d’une carte de pointage avec des indicateurs et des attentes clairs mis en place pour évaluer les décisions d’achat et évaluer l’impact de ces décisions sur le succès global de l’organisation. Tenez compte des mesures suivantes pour soutenir au mieux votre investissement proposé :

BAII (bénéfice avant intérêts et impôts). Cette mesure mesure la rentabilité de votre organisation et peut être utilisée pour évaluer l’impact des décisions d’approvisionnement sur les résultats.

Stratégie d’évitement des coûts. Cette mesure mesure combien d’argent a été économisé en évitant les tentatives d’augmentation des prix par les fournisseurs. Les entreprises peuvent réduire leurs coûts et améliorer leur rentabilité en négociant de meilleurs contrats ou contrats avec leurs fournisseurs et en évitant les hausses de prix.

Fonds de roulement et conditions de paiement. En prolongeant les délais de paiement, les organisations peuvent libérer des flux de trésorerie et améliorer leur situation financière. Par exemple, si une entreprise prolonge les délais de paiement de Net 30 à Net 90, elle dispose de 60 jours supplémentaires de fonds de roulement disponibles pour investir dans des initiatives de croissance.

En utilisant ces indicateurs pour évaluer les investissements potentiels, les entreprises peuvent prendre des décisions plus éclairées, tout en maximisant le retour sur investissement et en réduisant le coût total de possession.

Conclusion

La collaboration entre les professionnels de l’approvisionnement et DES TI/sécurité est cruciale pour évaluer les investissements actuels et futurs afin de minimiser les coûts et de maximiser le retour sur investissement, en particulier en période de ralentissement économique. En définissant clairement les besoins et les exigences, en évaluant le coût total de possession, en effectuant des évaluations des risques, en intégrant la sécurité et la conformité dans la sélection des fournisseurs et en révisant et en mettant régulièrement à jour la technologie, ces équipes peuvent travailler ensemble pour aider leurs dirigeants à prendre des décisions plus éclairées et à optimiser leurs stratégies d’approvisionnement tout en maximisant le retour sur investissement.