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Come valutare gli investimenti IT durante una recessione economica: Una guida semplice da Procurement

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Mentre il mondo continua a sperimentare l’incertezza economica, i leader aziendali cercano di ridurre i budget, consolidare strumenti e risorse e, in generale, di essere più contrari al rischio quando valutano nuovi investimenti. Non è diverso per quelli in IT e sicurezza, ma questo non significa che la spesa dovrebbe arrestarsi completamente. In effetti, i budget IT dovrebbero ancora crescere del 2,2% quest’anno. In che modo le aziende possono ridurre al minimo i costi e massimizzare il ROI investendo in IT e sicurezza quest’anno?

Ecco alcuni consigli degli appalti su come valutare gli attuali e richiedere nuovi investimenti IT durante una recessione economica.

Coinvolgete il vostro team di approvvigionamento fin dall’inizio.

Coinvolgere il team di approvvigionamento fin dall’inizio può essere un modo efficace per ridurre il TCO dei vostri investimenti in IT e sicurezza. I professionisti del settore procurement sono esperti nella negoziazione dei contratti, nell’identificazione delle opportunità di risparmio sui costi e nella valutazione dei fornitori. Portandoli nella conversazione nelle prime fasi, puoi sfruttare la loro esperienza e assicurarti di ottenere la migliore offerta possibile.

Ad esempio, il team di approvvigionamento può aiutarvi con la due diligence commerciale per ottenere la migliore struttura dei costi e dei contratti disponibile in anticipo, concentrandovi sui requisiti tecnici. Per iniziare, sviluppate un elenco di criteri che i vostri investimenti IT e di sicurezza devono soddisfare. Ciò potrebbe includere costi, affidabilità, scalabilità e supporto dei fornitori. Una volta ottenuto questo elenco, lavorate con il vostro team di approvvigionamento e utilizzatelo per valutare potenziali soluzioni e fornitori.

Oltre ad aiutarvi con il processo di approvvigionamento, coinvolgere il vostro team di approvvigionamento fin dall’inizio può anche aiutarvi a evitare un lungo e oneroso processo contrattuale, oltre ad aiutarvi a costruire rapporti più solidi con i vostri fornitori. Lavorando insieme, è possibile identificare le aree da migliorare e negoziare condizioni migliori per gli acquisti futuri. In questo modo potrete ridurre i costi e migliorare la qualità complessiva degli investimenti IT e di sicurezza nel tempo.

Considerare il costo totale di proprietà.

Quando si investe in IT e sicurezza, le aziende devono considerare molto di più del semplice prezzo di acquisto iniziale. Il costo totale di proprietà (TCO) tiene conto di tutti i costi associati a una risorsa nel corso della sua vita utile, inclusi spedizione, tasse, installazione, formazione, costi di manutenzione e altro ancora. In un sondaggio condotto da Deloitte, il 65% delle organizzazioni ha dichiarato che la riduzione dei costi era una priorità aziendale, e il 52% ha citato la riduzione del TCO come strategia chiave per raggiungere questo obiettivo. Valutando il TCO, le aziende possono prendere decisioni più informate ed evitare spese impreviste lungo la linea.

Ridurre la percezione dei costi.

Il cambiamento può essere spaventoso, soprattutto se ci sono segni di dollaro attaccati ad esso. Riducendo la percezione dei costi e dei rischi associati, potete aiutare i responsabili decisionali a sentirsi più a proprio agio nell’investire in nuove soluzioni e tecnologie.

A tale scopo, è possibile eseguire una serie di operazioni. Prima di tutto, lavorando con il team di approvvigionamento sulla due diligence commerciale, è possibile controllare riferimenti e testimonianze, richiedere una prova di concetto e parlare con i partner del fornitore. Compilate queste informazioni e utilizzatele come parte della vostra analisi e presentazione ai responsabili decisionali.

Un altro modo per ridurre i costi percepiti è concentrarsi sui vantaggi e sul ROI dell’investimento proposto. Considerate l’impatto positivo che l’investimento avrà sulla vostra organizzazione, ad esempio una maggiore produttività, una maggiore sicurezza o una maggiore soddisfazione dei clienti. Presentate questi vantaggi in modo chiaro e conciso, utilizzando dati ed esempi reali a supporto del vostro caso.

Infine, siate trasparenti sui costi associati all’investimento. Fornire informazioni dettagliate sul costo totale di proprietà, inclusi eventuali costi di manutenzione, supporto o aggiornamento. Ciò può aiutare i responsabili decisionali a comprendere il quadro completo e a prendere decisioni informate.

Presentare i fatti e i numeri.

Quando si presentano i motivi per investire in IT o sicurezza ai responsabili decisionali, è importante fornire un argomento chiaro e convincente supportato da dati e analisi. Questo significa presentare la totalità dei numeri con ipotesi ragionevoli su come siete arrivati ad essi. Le informazioni dovrebbero essere altamente digeribili e visive, con l’obiettivo di ottenere il massimo impatto la prima volta che vengono presentate.

Iniziate presentando lo stato attuale e poi passate a ciò che viene proposto. È importante confrontare l’investimento proposto con gli standard o le BEST practice del settore per dimostrare il ROI potenziale. Questo aiuta i decision-maker a comprendere i potenziali vantaggi dell’investimento e perché ne vale la pena.

Valutare il rischio di non fare nulla.

Oltre al ROI, è anche importante considerare il rischio di non fare nulla. Ciò include i costi potenziali derivanti dal mancato investimento in IT o sicurezza, quali perdita di produttività, aumento dei tempi di inattività e rischio di violazioni della sicurezza, e le organizzazioni non possono permettersi di ridurre la sicurezza. L’ultima ricerca condotta da IBM afferma che il costo medio di una violazione dei dati ha raggiunto il massimo storico lo scorso anno, pari a 4,35 milioni di dollari, con violazioni che rappresentano la maggior parte dei tempi di inattività aziendali.

E qual è il costo del vostro attuale stack di strumenti?

Secondo Broadcom software, la proliferazione incontrollata degli strumenti costa alle aziende una media di 2,5 milioni di dollari all’anno. Infatti, il 69% dei team operativi e di sviluppo desidera consolidare i propri strumenti a causa di sfide con costi nascosti, agilità insufficiente e tempi di manutenzione che sottraggono alla gestione della sicurezza e della conformità.

È qui che i professionisti di approvvigionamento e IT/sicurezza dovrebbero collaborare per consolidare i fornitori e cercare soluzioni unificate che diano priorità alla sicurezza e alla conformità nei loro prodotti e servizi. Ciò garantirà che gli acquisti di tecnologia soddisfino gli standard necessari e ridurrà il rischio di costi aggiuntivi associati alla non conformità, oltre a fornire i vantaggi aggiuntivi dell’efficienza operativa e della maggiore velocità del team con un minor numero di strumenti per la gestione fisica e l’Unione.

Considera la scheda di valutazione della tua azienda.

È più che probabile che il team di approvvigionamento disponga di una scheda di valutazione con metriche e aspettative chiare per valutare le decisioni di acquisto e valutare l’impatto di tali decisioni sul successo complessivo dell’organizzazione. Considerate le seguenti metriche per supportare al meglio l’investimento proposto:

EBIT (utile al lordo degli interessi e delle imposte). Questa metrica misura la redditività della vostra organizzazione e può essere utilizzata per valutare l’impatto delle decisioni di approvvigionamento sui profitti.

Strategia di riduzione dei costi. Questa metrica misura quanto denaro è stato risparmiato evitando i tentativi di aumento dei prezzi da parte dei fornitori. Le organizzazioni possono ridurre i costi e migliorare la redditività negoziando accordi o contratti migliori con i fornitori ed evitando aumenti dei prezzi.

Capitale circolante e termini di pagamento. Estendendo i termini di pagamento, le organizzazioni possono liberare il flusso di cassa e migliorare la loro situazione finanziaria. Ad esempio, se un’azienda estende i termini di pagamento da 30 a 90, ha a disposizione altri 60 giorni di capitale circolante da investire in iniziative di crescita.

Utilizzando queste metriche per valutare i potenziali investimenti, le organizzazioni possono prendere decisioni più informate, massimizzando al contempo il ROI e riducendo il TCO.

Conclusione

La collaborazione tra professionisti del settore degli appalti e professionisti IT/sicurezza è fondamentale per valutare gli investimenti attuali e futuri al fine di ridurre al minimo i costi e massimizzare il ROI, soprattutto in caso di recessione economica. Definendo chiaramente le esigenze e i requisiti, valutando il TCO, eseguendo valutazioni dei rischi, incorporando sicurezza e conformità nella scelta dei fornitori e rivedendo e aggiornando regolarmente la tecnologia, questi team possono collaborare per aiutare i leader aziendali a prendere decisioni più informate e ottimizzare le strategie di approvvigionamento massimizzando al contempo il ROI.