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如何在经济低迷时期评估IT投资:采购部门的简单指南

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随着世界经济持续面临不确定性,企业领导者希望收紧预算,整合工具和资源,并且在评估新投资时,通常会更加规避风险。 IT和安全方面的情况也不例外,但这并不意味着开支应该完全停止。 事实上,IT预算今年仍有望 增长2.2%。 那么,今年在IT和安全方面的投资,企业如何在实现ROI最大化的同时最大限度地降低成本?

以下是采购部门关于如何在经济低迷时期评估当前的IT投资并申请新的IT投资的一些建议。

从一开始就让您的采购团队参与进来。

从一开始就让您的采购团队参与进来是降低IT和安全投资总拥有成本的有效方法。 采购专业人员擅长谈判合同,确定节省成本的机会和评估供应商。 通过让他们尽早参与对话,您可以利用他们的专业知识,确保您获得尽可能好的交易。

例如,您的采购团队可以帮助您进行商业尽职调查,以便在前期获得最佳的成本和合同结构,同时专注于技术要求。 首先,制定您的IT和安全投资应满足的标准列表。 这可能包括成本,可靠性,可扩展性和供应商支持等方面。 获得此列表后,与您的采购团队合作并使用它来评估潜在的解决方案和供应商。

除了帮助您完成采购流程之外,从一开始就让您的采购团队参与进来还可以帮助您避免漫长而繁琐的合同流程,并帮助您与供应商建立更牢固的关系。 通过合作,您可以确定需要改进的领域,并协商更好的未来采购条款。 这可以帮助您降低成本并随着时间的推移提高IT和安全投资的整体质量。

考虑总拥有成本。

在投资IT和安全时,企业需要考虑的不仅仅是初始购买价格。 总拥有成本(TCO)考虑了资产在整个生命周期内的所有相关成本,包括运输,税收,安装,培训, 维护成本等。 在Deloitte的一项调查中 ,65%的组织表示降低成本是企业的首要任务,52%的组织认为降低TCO是实现这一目标的关键策略。 通过评估总拥有成本,企业可以做出更明智的决策,并避免意外开支。

降低对成本的认知。

变化可能是可怕的,特别是如果有美元符号附加到它. 通过降低对成本和相关风险的认识,您可以帮助决策者对投资新的解决方案和技术感到更自在。

要执行此操作,您可以执行多个步骤。 首先,当您与采购团队合作进行商业尽职调查时,您可以查看参考和推荐信,要求提供概念证明,并与供应商的合作伙伴交谈。 汇编这些信息并将其用作分析和向决策者演示的一部分。

降低预期成本的另一种方法是关注拟议投资的收益和ROI。 考虑投资将对您的组织产生的积极影响,例如提高工作效率,更好的安全性或提高客户满意度。 使用数据和实际示例支持您的案例,以简洁明了的方式展示这些优势。

最后,对与投资相关的成本保持透明。 提供有关总拥有成本的详细信息,包括任何持续维护,支持或升级成本。 这可以帮助决策者全面了解情况并做出明智的决策。

展示事实和数字。

在向决策者介绍投资IT或安全的理由时,提供由数据和分析支持的清晰而有说服力的论据非常重要。 这意味着用合理的假设来呈现数字的总和,关于你是如何到达它们的。 信息应高度易消化和可视化,旨在在首次展示时发挥最大影响。

首先介绍当前状态,然后继续介绍所提议的内容。 根据行业标准或最佳实践对建议的投资进行基准测试非常重要,以展示潜在的ROI。 这有助于决策者了解投资的潜在效益以及投资成本的价值。

评估不采取任何行动的风险。

除了ROI之外,还必须考虑什么都不做的风险。 这包括不投资于IT或安全的潜在成本,例如工作效率下降,停机时间增加以及安全漏洞风险,而组织无法承受对安全的吝啬。 IBM的最新研究表明,去年数据泄露的平均 成本达到了前所未有的最高水平,达到435万美元,其中大多数企业停机时间都是数据 泄露造成的。

而且,您当前的工具堆栈会给您造成什么损失?

根据 Broadcom Software的数据,工具数量剧增导致公司平均每年损失250万美元。 事实上, 69%的开发和运营团队 希望整合他们的工具,因为他们面临隐藏成本,灵活性不足以及管理安全性和合规性所需的维护时间等挑战。

这是采购和IT/安全专业人员应携手整合供应商并寻求统一解决方案的地方,这些解决方案将产品和服务的安全性和合规性放在首位。 这将确保技术采购符合必要的标准,并降低与不合规相关的额外成本风险,同时提供运营效率和提高团队速度的额外好处,只需较少的工具进行实际管理并拼接在一起。

考虑您的公司记分卡。

您的采购团队很可能会有一个记分卡,其中设置了明确的指标和期望,用于评估采购决策并评估这些决策对组织整体成功的影响。 请考虑以下指标,以最好地支持您提议的投资:

息税前利润。 此指标衡量您的组织的盈利能力,并可用于评估采购决策对利润的影响。

成本规避策略。 此指标衡量通过避免供应商试图提高价格而节省了多少资金。 组织可以通过与供应商谈判更好的交易或合同并避免价格上涨来降低成本和提高盈利能力。

营运资金和付款条件。 通过延长支付期限,组织可以释放现金流并改善其财务状况。 例如,如果一家公司将付款条件从净额30延长到净额90,他们就有额外的60天周转资金可用于投资增长计划。

通过使用这些指标来评估潜在投资,组织可以做出更明智的决策,同时最大限度地提高ROI并降低TCO。

总结

采购和IT/安全专业人员之间的协作对于评估当前和未来的投资至关重要,以便最大程度地降低成本和实现ROI,尤其是在经济低迷时期。 通过明确定义需求和要求,评估TCO,执行风险评估,将安全性和合规性纳入供应商选择,以及定期审查和更新技术,这些团队可以协同工作,帮助其业务主管做出更明智的决策,优化采购策略,同时最大限度地提高ROI。