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如何在經濟不景氣時評估IT投資:採購部的簡單指南

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隨着世界經濟持續不確定性,企業領導者希望緊縮預算,整合工具和資源,並且在評估新投資時,通常會更加規避風險。 對於IT和安全方面的人員來說,這並不意味着開支應該完全停止。 事實上,預計今年IT預算仍將 增長2.2%。 那麼,今年,企業在IT和安全方面的投資中如何最大程度地降低成本,同時最大程度地提高投資報酬率?

以下是採購部門提供的一些建議,說明如何在經濟不景氣時評估當前的IT投資和申請新的IT投資。

從一開始就讓您的採購團隊參與進來。

從一開始就讓您的採購團隊參與是降低IT和安全投資總擁有成本的有效方法。 採購專業人員擅長談判合同,確定節省成本的機會和評估供應商。 通過儘早將他們帶入對話中,您可以利用他們的專業知識,確保您獲得最佳交易。

例如,您的採購團隊可以幫助您進行商業盡職調查,以獲得最優的成本和合同結構,同時關注技術要求。 要開始,請列出您的IT和安全投資應滿足的標準列表。 這可能包括成本,可靠性,可擴展性和供應商支援等內容。 獲得此列表後,請與採購團隊合作,並使用它來評估潛在的解決方案和供應商。

除了幫助您完成採購流程外,從一開始就讓您的採購團隊參與,還可以幫助您避免冗長和繁重的合同流程,並幫助您與供應商建立更牢固的關係。 通過合作,您可以確定需要改進的領域,並就未來購買的更好的條款進行協商。 這可以幫助您降低成本,並隨着時間的推移提高IT和安全投資的整體質量。

考慮總擁有成本。

在投資IT和安全性時,企業需要考慮的不僅僅是最初的購買價格。 總擁有成本(TCO)考慮資產在其生命週期內的所有相關成本,包括運費,稅費,安裝,培訓, 維護成本等。 在Deloitte的一項 調查中,65%的組織報告說,降低成本是最重要的業務優先事項,52%的組織將降低TCO作爲實現這一目標的關鍵策略。 通過評估TCO,企業可以做出更明智的決策,避免意外開支。

降低對成本的認知。

改變可能是可怕的,特別是如果有美元的跡象附在它。 通過降低對成本和相關風險的認知度,您可以幫助決策者對投資新解決方案和技術感到更加舒適。

爲此,您可以採取多個步驟。 首先,當您與採購團隊合作進行商業盡職調查時,您可以查看參考資料和推薦信,請求概念證明,並與供應商的合作伙伴進行交流。 彙編這些資訊,並將其作爲分析和向決策者演示的一部分。

另一種降低認知成本的方法是專注於擬議投資的收益和ROI。 考慮投資對您的組織將產生的積極影響,例如提高生產力,提高安全性或提高客戶滿意度。 使用數據和真實示例以清晰簡潔的方式展示這些優勢,以支援您的案例。

最後,對投資相關成本保持透明。 提供有關總擁有成本的詳細資訊,包括任何持續維護,支援或升級成本。 這可以幫助決策者瞭解整個情況並作出明智的決策。

介紹事實和數字。

在向決策者展示IT或安全性投資的案例時,必須提供一個明確且有說服力的論據,並以數據和分析爲後盾。 這意味着要以合理的假設來呈現所有數字,以確定您是如何達成這些數字的。 資訊應高度可消化和可視化,旨在在首次展示資訊時發揮最大的影響。

首先顯示當前狀態,然後繼續進行提議的內容。 請務必根據行業標準或最佳實踐對建議的投資進行基準,以證明潛在的投資報酬率。 這有助於決策者瞭解投資的潛在好處以及爲什麼值得投資。

評估不做任何操作的風險。

除了ROI之外,還必須考慮不做任何操作的風險。 這包括不投資於IT或安全性的潛在成本,例如生產力損失,停機時間增加以及安全漏洞的風險,而且組織無法承受犧牲安全性的風險。 IBM的最新研究表明,去年數據泄露的平均 成本 達到了歷史最高值435萬美元,其中泄露佔企業停機時間的大部分。

您當前的工具堆棧成本是多少?

根據 Broadcom Software的數據,工具數量劇增的公司每年平均花費250萬美元。 事實上, 69%的開發和營運團隊 希望整合他們的工具,因爲存在隱藏成本,敏捷性不足以及維護花費時間來管理安全性和合規性等挑戰。

在這裏,採購人員和IT/安全專業人員應共同合作,整合供應商,並尋找統一的解決方案,優先考慮其產品和服務的安全性和合規性。 這將確保技術採購符合必要的標準,並降低與不合規相關的額外成本的風險,並通過減少物理管理和拼接工具,提高營運效率和團隊速度,從而帶來更多好處。

考慮貴公司的計分卡。

您的採購團隊很可能會有一個計分卡,其中包含明確的衡量標準和期望,以評估採購決策並評估這些決策對組織整體成功的影響。 請考慮以下指標,以最佳支援您的投資建議:

EBIT (利息和稅前收益)。 此指標衡量貴組織的盈利能力,並可用於評估採購決策對利潤的影響。

成本規避策略。 這一指標衡量通過避免供應商試圖提高價格而節省了多少資金。 組織可以通過與供應商協商更好的交易或合同並避免價格上漲來降低成本和提高盈利能力。

營運資金和付款條件。 通過延長付款期限,組織可以釋放現金流並改善其財務狀況。 例如,如果一家公司將付款期限從淨額30延長到淨額90,則他們還有60天的營運資金用於投資增長計劃。

通過使用這些指標來評估潛在投資,組織可以做出更明智的決策,同時最大程度地提高投資報酬率並降低總擁有成本。

總結

採購人員與IT /安全專業人員之間的協作對於評估當前和未來的投資至關重要,以便最大程度地降低成本並最大限度地提高投資報酬率,尤其是在經濟不景氣時。 通過明確定義需求和要求,評估總擁有成本,執行風險評估,將安全性和合規性納入供應商選擇中,以及定期審查和更新技術,這些團隊可以協同工作,幫助他們的業務領導做出更明智的決策,優化他們的採購策略,同時最大程度地提高投資報酬率。

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