Mentre il mondo continua a sperimentare incertezza economica, i leader aziendali cercano di ridurre i budget, consolidare strumenti e risorse e, in generale, diventare più avverso al rischio quando valutano nuovi investimenti. Non è diverso per coloro che si occupano di IT e sicurezza, ma ciò non significa che la spesa dovrebbe fermarsi completamente. Di fatto, i bilanci IT dovrebbero ancora crescere del 2,2 per cento quest’anno. In che modo le aziende possono ridurre al minimo i costi e massimizzare il ROI investendo in IT e sicurezza quest’anno?
Ecco alcuni consigli degli appalti su come valutare gli investimenti IT attuali e richiedere nuovi investimenti IT durante una recessione economica.
Coinvolgete il vostro team di approvvigionamento fin dall’inizio.
Coinvolgere il vostro team di approvvigionamento fin dall’inizio può essere un modo efficace per ridurre il TCO dei vostri investimenti IT e di sicurezza. I professionisti degli appalti sono esperti nella negoziazione dei contratti, nell’identificazione di opportunità di risparmio sui costi e nella valutazione dei fornitori. Portandoli nella conversazione in anticipo, puoi sfruttare la loro esperienza e assicurarti di ottenere il miglior affare possibile.
Ad esempio, il team di approvvigionamento può aiutarvi con la due diligence commerciale per ottenere la migliore struttura di costi e contratti disponibile in anticipo, concentrandovi sui requisiti tecnici. Per iniziare, sviluppate un elenco di criteri che i vostri investimenti IT e di sicurezza dovrebbero soddisfare. Ciò può includere costi, affidabilità, scalabilità e supporto da parte dei fornitori. Una volta ottenuto questo elenco, collaborare con il team di approvvigionamento e utilizzarlo per valutare potenziali soluzioni e fornitori.
Oltre ad aiutarvi con il processo di approvvigionamento, coinvolgere fin dall’inizio il vostro team di approvvigionamento può aiutarvi a evitare un lungo e oneroso processo contrattuale, oltre ad aiutarvi a costruire relazioni più solide con i vostri fornitori. Lavorando insieme, è possibile identificare le aree di miglioramento e negoziare condizioni migliori per gli acquisti futuri. Ciò può aiutarvi a ridurre i costi e a migliorare la qualità complessiva degli investimenti IT e di sicurezza nel tempo.
Considerare il costo totale di proprietà.
Quando si investe in IT e sicurezza, le aziende devono prendere in considerazione qualcosa di più del semplice prezzo di acquisto iniziale. Il costo totale di proprietà (TCO, Total Cost of Ownership) considera tutti i costi associati a un asset nel corso del suo ciclo di vita, inclusi spedizione, tasse, installazione, formazione, costi di manutenzione e altro ancora. In un sondaggio condotto da Deloitte, il 65% delle organizzazioni ha dichiarato che la riduzione dei costi era una priorità aziendale e il 52% ha citato la riduzione del TCO come strategia chiave per raggiungere questo obiettivo. Valutando il TCO, le aziende possono prendere decisioni più informate ed evitare spese impreviste.
Ridurre la percezione dei costi.
Il cambiamento può essere spaventoso, soprattutto se ci sono segni di dollaro attaccati ad esso. Riducendo la percezione dei costi e dei rischi associati, potete aiutare i responsabili delle decisioni a sentirsi più a proprio agio nell’investire in nuove soluzioni e tecnologie.
A tale scopo, è possibile eseguire una serie di operazioni. In primo luogo, lavorando con il team di approvvigionamento sulla due diligence commerciale, è possibile controllare riferimenti e testimonianze, richiedere una prova di concetto e parlare con i partner del fornitore. Compilate queste informazioni e utilizzatele come parte dell’analisi e della presentazione ai responsabili delle decisioni.
Un altro modo per ridurre il costo percepito è concentrarsi sui vantaggi e sul ROI dell’investimento proposto. Considerate l’impatto positivo che l’investimento avrà sulla vostra organizzazione, ad esempio un aumento della produttività, una maggiore sicurezza o una maggiore soddisfazione dei clienti. Presentate questi vantaggi in modo chiaro e conciso, utilizzando dati ed esempi reali a supporto del vostro caso.
Infine, essere trasparenti sui costi associati all’investimento. Fornire informazioni dettagliate sul costo totale di proprietà, inclusi eventuali costi di manutenzione, supporto o aggiornamento continui. Ciò può aiutare i responsabili decisionali a comprendere il quadro completo e a prendere decisioni informate.
Presentare i fatti e i numeri.
Quando si presenta il caso di investire in IT o sicurezza ai responsabili delle decisioni, è importante fornire un argomento chiaro e convincente supportato da dati e analisi. Ciò significa presentare la totalità dei numeri con ipotesi ragionevoli su come siete arrivati a loro. Le informazioni dovrebbero essere altamente digeribili e visive, con l’obiettivo di ottenere il massimo impatto la prima volta che vengono presentate.
Iniziate presentando lo stato attuale e poi passate a ciò che viene proposto. È importante confrontare l’investimento proposto con gli standard o le BEST practice del settore per dimostrare il potenziale ROI. Questo aiuta i decisori a capire i potenziali benefici dell’investimento e perché ne vale la pena.
Valutare il rischio di non fare nulla.
Oltre al ROI, è anche importante considerare il rischio di non fare nulla. Ciò include i potenziali costi derivanti dal mancato investimento in IT o sicurezza, come la perdita di produttività, l’aumento del downtime e il rischio di violazioni della sicurezza, e le organizzazioni non possono permettersi di trascurare la sicurezza. L’ultima ricerca di IBM afferma che il costo medio di una violazione dei dati ha raggiunto un picco storico di 4,35 milioni di dollari l’anno scorso, con violazioni che rappresentano la maggior parte dei downtime aziendali.
E qual è il costo del vostro attuale stack di strumenti?
Secondo Broadcom software, la proliferazione incontrollata degli strumenti sta costando alle aziende una media di 2,5 milioni di dollari l’anno. In effetti, il 69% dei team di sviluppo e operativi desidera consolidare i propri strumenti a causa di problemi legati a costi nascosti, agilità insufficiente e tempi di manutenzione che sottraggono alla gestione della sicurezza e della conformità.
È qui che i professionisti di procurement e IT/sicurezza dovrebbero collaborare per consolidare i fornitori e cercare soluzioni unificate che diano priorità alla sicurezza e alla conformità nei loro prodotti e servizi. Ciò garantirà che gli acquisti di tecnologia soddisfino gli standard necessari e riduca il rischio di costi aggiuntivi associati alla non conformità, oltre a fornire i vantaggi aggiuntivi di efficienza operativa e maggiore velocità del team con un minor numero di strumenti da gestire fisicamente e unire.
Considerate la scheda di valutazione della vostra azienda.
È molto probabile che il team addetto agli acquisti disporrà di una scheda di valutazione con metriche e aspettative chiare definite per valutare le decisioni di acquisto e valutare l’impatto di tali decisioni sul successo complessivo dell’organizzazione. Considerate le seguenti metriche per supportare al meglio l’investimento proposto:
EBIT (utili al lordo di interessi e imposte). Questa metrica misura la redditività della vostra organizzazione e può essere utilizzata per valutare l’impatto delle decisioni di approvvigionamento sui profitti.
Strategia di prevenzione dei costi. Questa metrica misura quanto denaro è stato risparmiato evitando tentati aumenti dei prezzi da parte dei fornitori. Le organizzazioni possono ridurre i costi e migliorare la redditività negoziando contratti o accordi migliori con i fornitori ed evitando aumenti di prezzo.
Capitale circolante e termini di pagamento. Estendendo i termini di pagamento, le organizzazioni possono liberare il flusso di cassa e migliorare la propria posizione finanziaria. Ad esempio, se un’azienda estende i termini di pagamento da Net 30 a Net 90, dispone di ulteriori 60 giorni di capitale circolante disponibili per investire in iniziative di crescita.
Utilizzando queste metriche per valutare i potenziali investimenti, le organizzazioni possono prendere decisioni più informate, massimizzando al contempo il ROI e riducendo il TCO.
Conclusione
La collaborazione tra professionisti del settore acquisti e IT/sicurezza è fondamentale per valutare gli investimenti attuali e futuri al fine di ridurre al minimo i costi e massimizzare il ROI, soprattutto durante una crisi economica. Definendo chiaramente esigenze e requisiti, valutando il TCO, eseguendo valutazioni dei rischi, integrando sicurezza e conformità nella selezione dei fornitori e rivedendo e aggiornando regolarmente la tecnologia, questi team possono collaborare per aiutare i loro leader aziendali a prendere decisioni più informate e ottimizzare le loro strategie di approvvigionamento massimizzando al contempo il ROI.
