Alors que le monde continue de connaître l’incertitude économique, les dirigeants d’entreprise cherchent à resserrer les budgets, à consolider les outils et les ressources et, généralement, à devenir plus averses au risque lorsqu’ils évaluent de nouveaux investissements. Ce n’est pas différent pour ceux qui travaillent dans les domaines DE L’INFORMATIQUE et de la sécurité, mais cela ne signifie pas que les dépenses devraient cesser complètement. En fait, les budgets INFORMATIQUES devraient encore augmenter de 2,2 % cette année. Alors, comment les entreprises peuvent-elles réduire leurs coûts tout en optimisant leur retour sur investissement dans L’INFORMATIQUE et la sécurité cette année ?
Voici quelques conseils du service achats sur la façon d’évaluer les investissements INFORMATIQUES actuels et de demander de nouveaux investissements EN période de ralentissement économique.
Impliquez votre équipe d’approvisionnement dès le début.
Impliquer votre équipe d’approvisionnement dès le début peut être un moyen efficace de réduire le coût total de possession de vos investissements INFORMATIQUES et de sécurité. Les professionnels de l’approvisionnement sont compétents pour négocier des contrats, identifier les opportunités d’économies et évaluer les fournisseurs. En les faisant participer à la conversation dès le début, vous pouvez tirer parti de leur expertise et vous assurer que vous obtenez la meilleure affaire possible.
Par exemple, votre équipe d’approvisionnement peut vous aider avec la diligence raisonnable commerciale pour obtenir la meilleure structure de coûts et de contrats disponible dès le départ, tandis que vous vous concentrez sur les exigences techniques. Pour commencer, dressez une liste de critères que vos investissements INFORMATIQUES et de sécurité doivent respecter. Cela peut inclure des éléments tels que le coût, la fiabilité, l’évolutivité et le support fournisseur. Une fois que vous avez cette liste, travaillez avec votre équipe d’approvisionnement et utilisez-la pour évaluer les solutions et les fournisseurs potentiels.
En plus de vous aider dans le processus d’approvisionnement, impliquer votre équipe d’approvisionnement dès le début peut également vous aider à éviter un processus contractuel long et onéreux, ainsi que vous aider à établir des relations plus solides avec vos fournisseurs. En travaillant ensemble, vous pouvez identifier les domaines à améliorer et négocier de meilleures conditions pour vos achats futurs. Cela peut vous aider à réduire les coûts et à améliorer la qualité globale de vos investissements INFORMATIQUES et de sécurité au fil du temps.
Considérez le coût total de possession.
Lorsqu’elles investissent dans l’INFORMATIQUE et la sécurité, les entreprises doivent tenir compte de plus que du prix d’achat initial. Le coût total de possession (TCO) tient compte de tous les coûts associés à un actif au cours de sa durée de vie, y compris les frais d’expédition, les taxes, l’installation, la formation, les coûts de maintenance, etc. Dans une enquête menée par Deloitte, 65 % des entreprises ont indiqué que la réduction des coûts était une priorité absolue de leur entreprise, et 52 % ont cité la réduction du coût total de possession comme une stratégie clé pour atteindre cet objectif. En évaluant le coût total de possession, les entreprises peuvent prendre des décisions plus éclairées et éviter les dépenses imprévues en aval.
Réduisez la perception des coûts.
Le changement peut être effrayant, surtout s’il y a des signes de dollar attachés à elle. En réduisant la perception des coûts et des risques associés, vous pouvez aider les décideurs à se sentir plus à l’aise avec l’investissement dans de nouvelles solutions et technologies.
Pour ce faire, vous pouvez prendre un certain nombre de mesures. Tout d’abord, lorsque vous travaillez avec votre équipe d’approvisionnement sur la diligence raisonnable commerciale, vous pouvez vérifier les références et les témoignages, demander une preuve de concept et discuter avec les partenaires du fournisseur. Compilez ces informations et utilisez-les dans le cadre de votre analyse et de votre présentation aux décideurs.
Une autre façon de réduire le coût perçu est de se concentrer sur les avantages et le retour sur investissement de l’investissement proposé. Considérez l’impact positif que l’investissement aura sur votre organisation, comme une productivité accrue, une meilleure sécurité ou une meilleure satisfaction client. Présentez ces avantages de manière claire et concise, en utilisant des données et des exemples concrets pour soutenir votre cas.
Enfin, soyez transparent quant aux coûts associés à l’investissement. Fournissez des informations détaillées sur le coût total de possession, y compris les coûts de maintenance, de support ou de mise à niveau continus. Cela peut aider les décideurs à comprendre la situation dans son ensemble et à prendre des décisions éclairées.
Présentez les faits et les chiffres.
Lorsque vous présentez aux décideurs les arguments en faveur d’un investissement dans LES TI ou la sécurité, il est important de fournir un argument clair et convaincant étayé par des données et des analyses. Cela signifie présenter la totalité des chiffres avec des hypothèses raisonnables sur la façon dont vous les êtes arrivés. L’information doit être très digeste et visuelle, visant à avoir le plus d’impact possible la première fois qu’elle est présentée.
Commencez par présenter l’état actuel, puis passez à ce qui est proposé. Il est important de comparer l’investissement proposé aux normes de l’industrie ou aux meilleures pratiques pour démontrer le retour sur investissement potentiel. Cela aide les décideurs à comprendre les avantages potentiels de l’investissement et pourquoi il en vaut la peine.
Évaluez le risque de ne rien faire.
En plus du retour sur investissement, il est également important de considérer le risque de ne rien faire. Cela inclut les coûts potentiels liés au fait de ne pas investir dans l’INFORMATIQUE ou la sécurité, tels que la perte de productivité, l’augmentation des temps d’arrêt et le risque de failles de sécurité – et les entreprises ne peuvent pas se permettre de léser sur la sécurité. La dernière étude d’IBM indique que le coût moyen d’une violation de données a atteint un niveau record l’an dernier, de 4,35 millions de dollars, les violations représentant la majorité des temps hors service de l’entreprise.
Et, quel est le coût de votre pile d’outils actuelle ?
Selon Broadcom Software, la prolifération des outils coûte en moyenne 2,5 millions de dollars par an aux entreprises. En effet, 69 % des équipes de développement et d’exploitation souhaitent consolider leurs outils en raison des défis liés aux coûts cachés, à l’agilité insuffisante et au temps de maintenance réduit à la gestion de la sécurité et de la conformité.
C’est là que les professionnels de l’approvisionnement et de L’INFORMATIQUE/de la sécurité doivent travailler ensemble pour consolider les fournisseurs et rechercher des solutions unifiées qui donnent la priorité à la sécurité et à la conformité dans leurs produits et services. Cela garantira que les achats de technologies répondent aux normes nécessaires et réduira le risque de coûts supplémentaires associés à la non-conformité, en plus d’offrir les avantages supplémentaires de l’efficacité opérationnelle et de la rapidité accrue de l’équipe avec moins d’outils pour gérer physiquement et assembler.
Considérez la carte de score de votre entreprise.
Il est plus que probable que votre équipe d’approvisionnement disposera d’un tableau de bord avec des indicateurs et des attentes clairs afin d’évaluer les décisions d’achat et d’évaluer l’impact de ces décisions sur la réussite globale de l’entreprise. Tenez compte des indicateurs suivants pour mieux soutenir votre investissement proposé :
BAII (bénéfice avant intérêts et impôts). Cette mesure mesure la rentabilité de votre organisation et peut être utilisée pour évaluer l’impact des décisions d’approvisionnement sur les résultats.
Stratégie d’évitement des coûts. Cette mesure mesure combien d’argent a été économisé en évitant les tentatives d’augmentation des prix par les fournisseurs. Les entreprises peuvent réduire leurs coûts et améliorer leur rentabilité en négociant de meilleurs accords ou contrats avec leurs fournisseurs et en évitant les hausses de prix.
Fonds de roulement et conditions de paiement. En prolongeant les délais de paiement, les organisations peuvent libérer des flux de trésorerie et améliorer leur situation financière. Par exemple, si une entreprise prolonge les délais de paiement de Net 30 à Net 90, elle dispose de 60 jours supplémentaires de fonds de roulement pour investir dans des initiatives de croissance.
En utilisant ces indicateurs pour évaluer les investissements potentiels, les entreprises peuvent prendre des décisions plus éclairées, tout en maximisant le retour sur investissement et en réduisant le coût total de possession.
Conclusion
La collaboration entre les professionnels de l’approvisionnement et DES TI/sécurité est cruciale pour évaluer les investissements actuels et futurs afin de minimiser les coûts et d’optimiser le retour sur investissement, en particulier en période de ralentissement économique. En définissant clairement les besoins et les exigences, en évaluant le coût total de possession, en effectuant des évaluations des risques, en intégrant la sécurité et la conformité dans la sélection des fournisseurs, et en examinant et en mettant régulièrement à jour la technologie, ces équipes peuvent travailler ensemble pour aider leurs dirigeants à prendre des décisions plus éclairées et optimiser leurs stratégies d’approvisionnement tout en maximisant le retour sur investissement.
